Contratando al personal en tu oficina de líder:
tu asistente juega un papel vital

( La verdad, sobre como ser un líder, y nada más que la verdad )

Muchas de las personas con las que tratas como líder empiezan a formarse una opinión de ti mucho antes de que las conozcas personalmente, en concreto cuando llaman por teléfono o vienen a visitar tu oficina y se encuentran con tu asistente.  Esta persona sirve como publicidad de quién eres en la organización.  Si él o ella es amable y agradable, pero al mismo tiempo establece las distancias correctas, los demás verán el profesionalismo de esa oficina rápidamente.

            Por lo tanto, emplear al asistente correcto debería de ser una prioridad máxima al entrar a una posición de liderazgo, y el proceso necesita tu atención personal.  Es un tremendo error el dejar la selección de esta persona clave a tu gerente de oficina o a alguien en recursos humanos.  Los demás pueden ayudarte a llevar el proceso de selección de candidatos, pero es tu deber directo el saber cuales son los requisitos para la posición y llevar a cabo las entrevistas finales.

            ¿Por que vale la pena tomarse el tiempo para hacer esto?  ¿Acaso no son iguales todos los buenos asistentes?  ¡No!  ¡Diferentes personas necesitan diferentes asistentes!

            Piensa en lo que te gustaría, y no estamos hablando de apariencias, edad u otros detalles estadísticos.  Haz un “brainstorm” de los requisitos y ponlos por escrito.  Incluye unas cuantas características que son absolutamente necesarias, otras que te gustaría tener y otras que ya sabes que no funcionarían.  ¿Te gustaría alguien que responda inmediatamente a las exigencias de los ejecutivos por encima de ti o necesitas a alguien que hable contigo cada día y piense en tus necesidades aunque las de esos otros ejecutivos se pospongan?  Ambas propuestas son válidas, pero son también formas diferentes de trabajar.

            Algunos requisitos comunes pudieran ser emplear a alguien que haga lo siguiente:

n       sepa cuándo contactarte si estás de viaje.

n       examine tus llamadas.

n       sepa cómo tomar en cuenta tu lugar de trabajo y preferencias al programar tu agenda diaria.

n       te muestre lealtad al hablar bien de ti y mantenga una cierta distancia profesional con otros colegas y miembros del equipo de trabajo.

n       piense de antemano para anticiparse a tus necesidades.

n       Se de cuanta de problemas potenciales que te podrían sobrevenir como resultado de decisiones de diario.

n       esté bien conectado en la compañía o pueda hacer contactos rápidamente.

Una vez que hayas establecido tus requisitos, envíalos en una lista al equipo de recursos humanos.  Luego, escoge al más cualificado o cualificada de los candidatos que ellos escogieron para las entrevistas.  No olvides tomar en cuenta a los candidatos internos a fin de ser justo y poder comparar de verdad.

Ahora, piensa en un plan para las entrevistas.  ¿Cómo confirmarás las habilidades del candidato y, como asegurarte de que su “estilo mental” por así llamarlo es compatible con los requisitos del puesto?  El proceso de entrevistas probablemente este dictado por las normas de tu empresa, pero es tu responsabilidad el obtener lo que crees que necesitas.

Las técnicas siguientes están reconocidas como apropiadas para cerciorarse de las habilidades de un candidato.  Utilízalas individualmente o combínalas para obtener una entrevista realmente incisiva.

1.      Pídele a tu candidato que hable sobre lo que hacía en cada uno de sus trabajos desde que estaba estudiando, o al menos en las últimas dos o cuatro posiciones.  ¿Qué le gustaba más y qué no le parecía tan grato?  ¿Para qué tareas era muy bueno?

Lo que digan que les gustaba más es la clave para saber dónde están sus puntos fuertes.  Esto te ayudará a determinar si han tenido experiencias que serán útiles al trabajar contigo.

2.      Mientras los candidatos hablan sobre las posiciones que han tenido, pregúntales qué piensan de los puntos fuertes y las debilidades de sus jefes anteriores (una o dos opiniones en cada área seria suficiente).  No les estás pidiendo que sean desleales, sino que los vean objetivamente, puesto que todos tenemos puntos fuertes y debilidades.   Lo que estas buscando es aquello que se te pueda aplicar a ti mismo  Si quieres a alguien que tenga su propia forma de pensar, una luz roja seria si él te dice que la fortaleza de su jefe anterior era que le decía exactamente lo qué tenia que hacer.  Si alguien te dice que su jefe lo llenaba de elogios, ¿es eso lo que quieres hacer constantemente?

3.      Crea situaciones hipotéticas basadas en los requisitos de la lista de tus deseos.  ¿Existe algo especial sobre el trabajo que se necesita hacer regularmente?  Si es así, prepara una especie de prueba.  Si quieres saber si alguien puede llevar a cabo requisitos ambiguos de programación de agenda, ponle una situación hipotética:  “¿Qué harías si estoy de viaje y alguien insistiera en hacer una cita para cuando yo regrese?”

4.      Confirma expectativas.  Presenta tus expectativas a los candidatos y pídeles que te den las suyas.  Estas expectativas son buenos indicios de lo que quieren sacar del trabajo y te dirán si son compatibles con tus requisitos.

Encontrar a la persona adecuada para que te represente ante el mundo y para ser tu compañero en la vida laboral diaria puede hacer o deshacer tu éxito como líder.  Tomarse el tiempo para identificar, investigar y emplear a esa persona, es algo que vale la pena y por cada hora y día dedicada a la tarea, cosecharás sus beneficios.

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